Căn cứ hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Khánh Hòa tại Công văn số 656/STTTT-CNTT ngày 17/4/2019 về việc hướng dẫn thực hiện chữ ký số chuyên dùng trên văn bản điện tử theo Thông tư số 01/2019/TTBNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ. UBND huyện đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện một số nội dung liên quan đến việc triển khai sử dụng chữ ký số chuyên dùng trên văn bản điện tử, cụ thể như sau:
1. Về khuôn dạng, thông tin chữ ký số chuyên dùng được thể hiện trên văn bản điện tử
a) Đối với chữ ký số cơ quan, tổ chức:
Hình ảnh đại diện là hình mẫu dấu cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);
Thông tin hiển thị: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
b) Đối với chữ ký số cá nhân:
Hình ảnh đại diện là chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png);
Chữ ký số cá nhân chỉ thể hiện hình ảnh chữ ký, không thể hiện các thông tin chi tiết.
2. Vị trí chữ ký số trên văn bản điện tử
a) Chữ ký số cá nhân: Đặt tại vị trí mà người có thẩm quyền ký ban hành văn bản có trách nhiệm ký.
b) Chữ ký số cơ quan, tổ chức:
- Đối với văn bản đến dưới dạng điện tử (đã có chữ ký số của cơ quan phát hành văn bản): Cơ quan nhận văn bản KHÔNG thực hiện ký số trên văn bản đến đã có chữ ký số của cơ quan phát hành văn bản.
- Đối với văn bản đến dạng giấy và được cơ quan nhận văn bản số hóa thành dạng điện tử: Cơ quan nhận văn bản thực hiện ký số tại góc trên, bên phải, trang đầu văn bản đến;
- Đối với văn bản đi dạng điện tử có đầy đủ chữ ký số lãnh đạo và chữ ký số cơ quan: Chữ ký số cơ quan được ký trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái;
- Đối với văn bản đi được cơ quan phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy đã có chữ ký tay của lãnh đạo và con dấu của cơ quan: Chữ ký số cơ quan được thể hiện ở góc trên, bên phải, trang đầu văn bản.
3. Ký số trên văn bản đi, văn bản đến
a) Đối với văn bản đi:
- Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được ký số trước khi đăng ký vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
- Văn bản đi là văn bản điện tử phải có đầy đủ chữ ký số lãnh đạo và chữ ký số cơ quan, tổ chức; văn bản đi là văn bản giấy được số hóa phải có chữ ký số cơ quan, tổ chức phát hành văn bản.
- Cơ quan, đơn vị phát hành văn bản điện tử phải đảm bảo khuôn dạng, thông tin chữ ký số theo hướng dẫn
Lưu ý: Ngày tháng năm thể hiện trong thông tin chữ ký số cơ quan, tổ chức phải đúng theo ngày tháng năm ban hành văn bản.
b) Đối với văn bản đến:
- Tất cả các văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được số hóa và ký số trước khi đăng ký vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
- Các cơ quan, đơn vị, địa phương không tiếp nhận, xử lý đối với văn bản điện tử không có chữ ký số theo quy định, đồng thời, có trách nhiệm thông báo về nơi gửi văn bản về việc từ chối tiếp nhận văn bản để kiểm tra, rà soát, tránh trường hợp do thiếu sót trong khâu phát hành văn bản.
- Đối với văn bản đến là văn bản điện tử đã có chữ ký số của cơ quan phát hành văn bản: Văn thư cơ quan nhận văn bản thực hiện kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông. Nếu thông tin chứng thư số hợp lệ thì thực hiện tiếp nhận và cập nhật vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành; trường hợp phát hiện chữ ký số không hợp lệ hoặc thông tin trên văn bản điện tử đã bị thay đổi thì tiến hành thông báo cho nơi gửi văn bản để phối hợp xử lý.
- Đối với văn bản đến là văn bản giấy: Văn thư của cơ quan nhận văn bản thực hiện số hóa văn bản từ văn bản giấy, ký số của cơ quan, tổ chức lên văn bản trước khi nhập vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành. Khuôn dạng, thông tin, vị trí chữ ký số thực hiện theo hướng dẫn tại mục 1 và mục 2 Công văn này.
4. Các nội dung khác liên quan đến việc sử dụng chữ ký số chuyên dùng trong hoạt động các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh vẫn thực hiện theo quy định tại Quyết định số 22/2017/QĐ-UBND ngày 27/11/2017 của UBND tỉnh quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa; Quyết định số 2103/QĐ-UBND ngày 21/7/2017 của UBND tỉnh quy định quản lý, sử dụng chứng thư số chuyên dùng trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Khánh Hòa, Quyết định số 1321/QĐ-UBND ngày 17/5/2016 của UBND tỉnh quy định về tạo lập và cập nhật văn bản, tài liệu, hồ sơ điện tử trong các hệ thống thông tin dùng chung tỉnh Khánh Hòa.