Căn cứ hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Khánh Hòa tại Công văn số 1092/STTTT-CNTT ngày 21/5/2020 về việc hướng dẫn một số nội dung triển khai chứng thư số chuyên dùng theo Thông tư số 185/2019/TT-BQP ngày 01/12/2019. UBND huyện Khánh Sơn hướng trình tự, thủ tục thực hiện đối với chứng thư số như sau:
1. Trình tự, thủ tục cấp mới chứng thư số
a) Cấp mới chứng thư số cho cá nhân:
- Hồ sơ gồm:
+ Văn bản đề nghị cấp mới chứng thư số theo Mẫu 01 Thông tư số 185/2019/TT-BQP ngày 04/12/2019 của Bộ Quốc Phòng
+ Bản sao có công chứng quyết định bổ nhiệm hoặc điều động (đối với lãnh đạo cơ quan).
+ Bản sao có công chứng quyết định phân công phụ trách kế toán (đối với kế toán cơ quan).
- Trình tự thực hiện:
+ Gửi hồ sơ đến cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp;
+ Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp tổng hợp, gửi văn bản đề nghị cấp mới chứng thư số đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
b) Cấp mới chứng thư số cho cơ quan, tổ chức:
- Hồ sơ gồm:
+ Văn bản đề nghị cấp chứng thư số theo Mẫu 03 Thông tư số 185/2019/TT-BQP ngày 04/12/2019 của Bộ Quốc Phòng
+ Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu của cơ quan
- Trình tự thực hiện:
+ Gửi hồ sơ đến cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp của cơ quan, tổ chức mình.
+ Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp tổng hợp, gửi văn bản đề nghị cấp mới chứng thư số Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
c) Cấp mới chứng thư số cho thiết bị, dịch vụ, phần mềm:
- Hồ sơ gồm: Văn bản đề nghị cấp chứng thư số cho thiết bị, dịch vụ, phần mềm theo Mẫu 05 Thông tư số 185/2019/TT-BQP ngày 04/12/2019 của Bộ Quốc Phòng
- Trình tự thực hiện:
+ Gửi hồ sơ đến cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp của cơ quan, tổ chức mình.
+ Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp gửi văn bản đề nghị cấp mới chứng thư đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
d) Sau khi bàn giao thiết bị lưu khóa bí mật cho thuê bao, cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp gửi văn bản đề nghị thời điểm có hiệu lực của chứng thư số đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
2. Trình tự, thủ tục Gia hạn, thay đổi nội dung thông tin chứng thư số
a) Điều kiện gia hạn, thay đổi nội dung thông tin chứng thư số:
Chứng thư số yêu cầu gia hạn, thay đổi nội dung thông tin phải đảm bảo còn thời hạn sử dụng ít nhất 60 ngày.
b) Các trường hợp thay đổi nội dung thông tin chứng thư số
- Đối với Chứng thư số cá nhân:
+ Thay đổi cơ quan, tổ chức công tác mà thông tin không phù hợp với thông tin trong chứng thư số;
+ Thay đổi các thông tin về địa chỉ thư điện tử.
- Đối với chứng thư số của cơ quan, tổ chức: Cơ quan, tổ chức đổi tên hoặc địa chỉ hoạt động mà thông tin không phù hợp với thông tin trong chứng thư số.
- Đối với chứng thư số của thiết bị, dịch vụ, phần mềm: Thiết bị, dịch vụ, phần mềm đổi tên hoặc được nâng cấp phiên bản, bổ sung tính năng mà thông tin không phù hợp với thông tin trong chứng thư số.
c) Trình tự, thủ tục gia hạn, thay đổi nội dung thông tin chứng thư số:
- Hồ sơ gồm: văn bản đề nghị gia hạn, thay đổi nội dung thông tin chứng thư số theo Mẫu 07 Thông tư số 185/2019/TT-BQP ngày 04/12/2019 của Bộ Quốc Phòng
- Trình tự thực hiện:
+ Gửi hồ sơ đến cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp;
+ Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp tổng hợp, gửi văn bản đề nghị gia hạn, thay đổi nội dung thông tin chứng thư số đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
d) Sau khi Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin xử lý và gửi file thông tin chứng thư số mới (*.cer) thì cơ quan, đơn vị tiến hành cài đặt thông tin chứng thư số mới vào thiết bị lưu khóa bí mật (USB Tokend).
3. Quy trình, hồ sơ đề nghị thu hồi thông tin chứng thư số
a) Thu hồi chứng thư số trong các trường hợp sau đây:
- Chứng thư số hết hạn sử dụng;
- Theo yêu cầu bằng văn bản từ thuê bao, có xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp trong các trường hợp: Khóa bí mật bị lộ hoặc nghi bị lộ; bị thất lạc, mất, bị sao chép hoặc các trường hợp mất an toàn khác;
- Theo yêu cầu bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử có ký số của chứng thư số có hiệu lực từ cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan an ninh;
- Theo yêu cầu bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử có ký số của chứng thư số có hiệu lực từ người quản lý thuê bao;
- Thuê bao là cá nhân thay đổi vị trí công tác mà thông tin về vị trí công tác mới không phù hợp với thông tin trong chứng thư số;
- Thuê bao là cá nhân nghỉ hưu, thôi việc, từ trần;
- Thuê bao là tổ chức giải thể, đổi tên hoặc thay đổi địa chỉ hoạt động mà thông tin không phù hợp với thông tin trong chứng thư số.
- Thiết bị, dịch vụ, phần mềm ngừng hoạt động, đổi tên mà thông tin không phù hợp với thông tin trong chứng thư số.
- Thuê bao vi phạm các quy định về quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số chuyên dùng.
b) Quy trình, hồ sơ thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật:
- Hồ sơ gồm:
+ Văn bản đề nghị thu hồi chứng thư số theo Mẫu 09 Thông tư số 185/2019/TT-BQP ngày 04/12/2019 của Bộ Quốc Phòng
+ Thiết bị lưu khóa bí mật
- Trình tự thực hiện:
- Gửi hồ sơ đến Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp (Trường hợp do điều kiện khách quan, thuê bao là cá nhân không thể tự thông báo đề nghị thu hồi thì cơ quan nơi cá nhân đang công tác có trách nhiệm thông báo đề nghị thu hồi chứng thư số)
- Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp lập biên bản giao, nhận thiết bị lưu khóa bí mật sau khi chứng thư số hết hạn sử dụng hoặc chứng thư số bị thu; tổng hợp, gửi văn bản đề nghị thu hồi chứng thư số đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
c) Tiến hành thu hồi chứng thư số:
- Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp có trách nhiệm thu hồi chứng thư số hết hạn sử dụng hoặc chứng thư số bị thu hồi, bàn giao cho Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
- Trong trường hợp chứng thư số bị thất lạc, cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp phải lập biên bản xác nhận gửi về Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin.
4. Quy trình, hồ sơ đề nghị khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật (mở khóa chứng thư số bị khóa)
- Trường hợp phải khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật:
+ Thiết bị lưu khóa bí mật sẽ bị khóa khi nhập sai mật khẩu quá số lần quy định do Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin thiết lập.
+ Để thiết bị lưu khóa bí mật hoạt động trở lại, cần phải thực hiện quy trình khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật.
- Hồ sơ khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật gồm: Văn bản đề nghị khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật theo Mẫu 11 Thông tư số 185/2019/TT-BQP ngày 04/12/2019 của Bộ Quốc Phòng
- Trình tự thực hiện:
+ Gửi hồ sơ đến cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp;
+ Cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp tổng hợp, gửi văn bản đề nghị khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật đến Sở Thông tin và Truyền thông.