Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng giấy để tạo ra bản sao dưới hình thức điện tử và xác nhận tính chính xác so với bản chính. Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Việc áp dụng bản sao chứng thực điện tử là một trong những nội dung quan trọng trong triển khai thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức và nâng cao mức độ hài lòng của người dân, doanh nghiệp.

1. Tiện ích đối với người dân, doanh nghiệp

- Giảm chi phí, giảm thời gian đi lại và chờ đợi chứng thực giấy.

- Có thể nộp hồ sơ trực tuyến hoàn toàn đối với nhiều thủ tục hành chính.

- Không cần xuất trình bản giấy để đối chiếu khi nộp hồ sơ điện tử.

- Bản sao điện tử đã chứng thực được ký số và đóng dấu điện tử, đảm bảo tính nguyên vẹn và hợp pháp.

- Sử dụng lại nhiều lần cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau, thay vì phải chứng thực mới cho mỗi bộ hồ sơ.

- Lưu trữ thuận tiện, không lo thất lạc, hư hỏng.

2. Lợi ích đối với cơ quan nhà nước và cán bộ chứng thực

- Kiểm tra, đối chiếu thuận lợi nhờ bản sao điện tử đã ký số.

- Quy trình chứng thực bản sao điện tử đơn giản, minh bạch.

- Giảm áp lực lưu trữ – quản lý hồ sơ giấy.

- Góp phần hiện đại hóa nền hành chính và tăng hiệu quả giải quyết thủ tục công.

3. Quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

Người thực hiện chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền sẽ:

1. Kiểm tra bản chính giấy tờ.

2. Chụp bản chính để tạo tệp điện tử.

3. Nhập lời chứng “chứng thực bản sao từ bản chính”.

4. Ký số của người thực hiện chứng thực.

5. Cơ quan ký số, đóng dấu điện tử.

6. Cập nhật vào sổ chứng thực điện tử.

Bộ phận chứng thực trả lại bản chính cho người dân và hệ thống tự động gửi bản sao điện tử:

- Về tài khoản Cổng Dịch vụ công Quốc gia (nếu thông tin trùng khớp); hoặc

- Gửi về email theo địa chỉ người dân đã đăng ký.

4. Điều kiện để được cấp bản sao chứng thực điện tử

4.1. Yêu cầu tài khoản Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Tổ chức, cá nhân cần có tài khoản tại:

➡️ https://dichvucong.gov.vn

Có thể đăng ký bằng tài khoản định danh điện tử VNeID để thực hiện dịch vụ công trực tuyến và nhận bản sao chứng thực điện tử.

4.2. Đặt lịch hẹn chứng thực

Trước khi đến cơ quan chứng thực, người dân có thể đặt lịch hẹn trực tuyến trên Cổng DVC Quốc gia để được phục vụ nhanh hơn.

4.3. Mang theo hồ sơ

- Bản chính giấy tờ cần chứng thực;

- Giấy tờ liên quan;

- Lệ phí chứng thực nộp trực tiếp tại cơ quan thực hiện.

5. Các loại bản chính không được dùng để chứng thực bản sao điện tử

- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ.

- Bản chính hư hỏng, cũ nát, không còn xác định được nội dung.

- Bản chính có đóng dấu mật hoặc ghi rõ “không sao chụp”.

- Bản chính có nội dung trái pháp luật, vi phạm đạo đức xã hội; tuyên truyền chống phá Nhà nước; xuyên tạc lịch sử; xúc phạm tổ chức, cá nhân.

- Giấy tờ do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận, không đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền.

6. Giấy tờ nước ngoài và yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự

Giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh  sự trước khi yêu cầu chứng thực, trừ trường hợp:

Được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

Được miễn theo nguyên tắc có đi – có lại;

Một số giấy tờ được miễn hợp pháp hóa, gồm:

- Hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ cư trú, thẻ thường trú;

- Giấy phép lái xe;

- Bằng tốt nghiệp, chứng chỉ;

- Bảng điểm kèm theo bằng cấp.

7. Hướng tới nền hành chính hiện đại, thuận tiện

Việc sử dụng bản sao chứng thực điện tử là giải pháp thiết thực góp phần chuyển đổi số trong cải cách thủ tục hành chính, mang lại lợi ích rõ rệt cho người dân, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.

Các địa phương, trong đó có UBND xã, Bộ phận Một cửa và TTPVHCC xã Khánh Sơn khuyến nghị người dân tăng cường sử dụng bản sao chứng thực điện tử để khai thác tối đa tiện ích và giảm chi phí khi thực hiện thủ tục hành chính.